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Artigo 9: Seis passos para maximizar ROI em comunicação unificada


 

Em geral, empresas que implantam projetos de UC têm dificuldades de provar o retorno do investimento; fuja desta situação.

 Uma iniciativa de comunicação unificada, quando bem executada, pode adicionar significativo valor final enquanto reduz custos para a maioria das organizações. Empresas que implantam UC de forma fraca, no entanto, tendem a terminar com uma conta alta a pagar – e confusão sobre o porquê de não conseguir o retorno sobre o investimento esperado. Para a maioria, ROI fraco é resultado de uma verdade cruel: fornecedores de UC não gostam de admitir o quão complicado é implantar, com sucesso, os sistemas de comunicação unificada de hoje e então convencer os funcionários a realmente utilizar todos os recursos. Convergir dados e redes de comunicação unificada em tempo real exige muito planejamento e a TI e usuários do negócio devem conhecer, com clareza, os desafios que acompanham UC. Geralmente eles não conhecem.

A boa notícia é que os CIOs podem garantir que suas empresas aproveitem UC ao máximo seguindo esse plano de seis passos para maximizar ROI.

1. Defina suas expectativas
O objetivo da UC é unificar as inúmeras formas que funcionários usam para se comunicar. O que levanta a questão: Como eles se comunicam?

 Liste os principais aplicativos e serviços em uso, incluindo números de versões, e registre usuário, propósito e volume médio de comunicação por dia ou semana.

Muitas dessas informações podem ser recolhidas diretamente dos aplicativos e exibirão uma imagem clara de quais aplicativos e serviços são mais importantes dentro da organização.

2. Defina o modelo de ROI
Em nossa experiência, o desafio não é conseguir ROI, mas quantificá-lo. Para comprovar que o retorno esperado está acontecendo, defina métricas antes da implantação. Para ser mais específico, determine quais gastos e rendas estão associados à antiga forma com que a empresa se comunicava, e então, calcule o quanto a TI reduziu esses gastos e aumentou a renda com UC. Parece simples? Não é, mas pode ser feito.

O primeiro passo é identificar os métodos de comunicação utilizados, como já mencionamos. Depois, trabalhe com os números de renda e custos para determinar o ROI com base em cada aplicativo. Um aplicativo de UC pode substituir os gastos com diferentes funções de comunicação. Além disso, UC pode aumentar o valor de, suponhamos videoconferência, tornando o uso do serviço mais simples e adicionando funções, como whiteboarding, e assim, extraindo mais ROI.

3. Se organize para o sucesso
Comunicação unificada não pode ser responsabilidade apenas da equipe de rede ou de telecom. É preciso unir diversos reinos – redes, sistemas, armazenamento e data center, no mínimo. Para alguns aplicativos, como videoconferência, será necessário trazer a equipe de instalações. Quando o fornecedor ou integrador fizer as avaliações e design pré-implantação, envolva todas as áreas que a UC irá alcançar.

4. Ponha a casa em ordem
Redes modernas conseguem lidar com comunicação unificada. Porém, você tem apenas uma chance para fazer seus usuários curtirem usar UC, por isso, não se prenda na rede. Você não tem um ou dois meses para ter tudo funcionando; tudo precisa funcionar perfeitamente desde o primeiro dia.

Alguns dos problemas mais comuns que vemos enquanto oferecemos serviços de análise para ambientes UC, como excluir transmissões em interfaces congestionadas, são possíveis obstáculos. Por exemplo, fizemos consultoria para uma empresa que tinha enorme iniciativa wireless interlaçada com o lançamento de UC. A TI havia feito uma detalhada pesquisa de RF para a rede wireless e, por meio dessa rede, suportaria UC, que foi um dos principais motivos por trás do projeto wireless. Nossas análises mostraram, no entanto, que enquanto a empresa tinha muita banda e cobertura aceitável, as interfaces wireless passavam por um grande número de descartes.

Esses erros reduzem a qualidade, e acabam diminuindo o ritmo das adoções e, como resultado, reduzem ROI. Saber lidar com tais armadilhas desde o início significa que toda a suíte de funções UC irá funcionar e que seus funcionários e clientes irão usá-la.

5. Largura de banda não é a resposta
Esqueça a largura de sua banda – ela te passa falsa sensação de segurança. Você deve avaliar a qualidade de sua rede, não apenas a largura da banda. É claro que banda larga é um fator importante, mas o foco absoluto nela pode causar os principais problemas de desempenho de rede.

Por exemplo, pacotes soltos podem prejudicar a qualidade da UC. Considere que uma vídeo-chamada em HD pode causar degradação significante com apenas dois pacotes – esses links devem operar com perfeição, independentemente da largura da banda. Pacotes soltos geralmente são causados por simples desencontros, problemas de horário em interface serial ou superutilização instantânea, entre outros fatores. Problemas como esses não devem existir em uma rede preparada para UC. Não tenha pressa nas avaliações de qualidade da rede, mesmo que você tenha muita largura de banda.

6. Faça uma simulação
Por fim, mapeie os principais caminhos lógicos e físicos que o tráfego de UC vai utilizar – incluindo links WAN – e teste esses caminhos para garantir que eles possam lidar com carga adicional e ainda oferecer o nível de serviço apropriado para outros aplicativos na rede. Você pode fazer essa simulação por um preço relativamente baixo, e não existe lado negativo. Muitas implantações promissoras de UC foram adiadas por semanas ou meses por fornecedores, operadoras e clientes até que se entendesse exatamente o que causava o problema em um sistema de UC. Testar minuciosamente o ambiente com antecedência permite que a TI identifique e resolva esses problemas muito antes da implantação real.

Executada apropriadamente, UC pode ser um sucesso absoluto. Planeje bem e defina como medir desempenho. Determine uma base para saber de onde vem o ROI. Teste seu ambiente, incluindo WAN, e corrija os problemas antes de lançar os aplicativos de UC.

Fonte: http://crn.itweb.com.br/33614/seis-passos-para-maximizar-roi-em-comunicacao-unificada/

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